1. Inleiding
In deze privacyverklaring wordt beschreven hoe Barry-Wehmiller Group, Inc. en zijn dochterondernemingen, filialen en gerelateerde bedrijven (samen "het Bedrijf", "wij" of "ons") persoonsgegevens van sollicitanten ("Kandidaten") verwerken. Deze privacyverklaring is niet alleen van toepassing op Kandidaten, maar ook op de referenties die de sollicitatie van de kandidaat ondersteunen. In de aparte privacyverklaring voor teamleden wordt beschreven hoe we de persoonsgegevens verwerken van Kandidaten die zijn aangenomen.
In deze privacyverklaring verwijst het begrip persoonsgegevens naar alle informatie met betrekking tot een geïdentificeerde of identificeerbare persoon. De primaire 'verantwoordelijke voor de verwerking' is de rechtspersoon die de Kandidaat in dienst wil nemen. De lijst van dochterondernemingen en filialen van de Barry-Wehmiller Group, Inc. en de relevante contactgegevens vindt u hier: nl.barry-wehmiller.com/business. Deze privacyverklaring geldt voor alle manieren voor verwerking van persoonsgegevens van Kandidaten, ongeacht of de persoonsgegevens op papier staan of in digitaal formaat zijn.
We verzamelen persoonsgegevens direct van de Kandidaten. We kunnen ook onderzoek naar de educatieve en professionele achtergrond van de Kandidaat doen. Daarnaast kunnen we persoonsgegevens van andere bronnen ontvangen, bijvoorbeeld van wervingsbureaus, referenties van de Kandidaat, vorige werkgevers of andere partijen die informatie met betrekking tot achtergrondinformatie of beoordelingen aanleveren.
2. Welke persoonsgegevens worden verzameld en hoe worden ze gebruikt?
In de volgende lijst staan de typische doeleinden en de typische categorieën van persoonsgegevens die voor deze doeleinden kunnen worden verwerkt. Er kunnen ook andere categorieën van persoonsgegevens worden verwerkt wanneer dit nodig is in verband met deze doeleinden en wanneer dit in overeenstemming is met de toepasselijke wetgeving.
De doeleinden en categorieën van persoonsgegevens die worden verwerkt, kunnen variëren afhankelijk van de lokale praktijken en de lokale wetgeving.1 In de praktijk worden in de meeste landen slechts enkele van de onderstaande categorieën verwerkt. De doeleinden en categorieën moeten in overeenstemming met de geldende wetgeving zijn.
2.1 Categorieën van persoonsgegevens
Onder categorieën van persoonsgegevens vallen meestal:
- naam en contactgegevens;
- sollicitatiebrief, profiel op LinkedIn of andere platformen, cv;
- informatie over opleiding, vaardigheden, beoordelingen, kwalificaties, beroepscertificaten en werkervaring;
- gewenst dienstverband, gewenst salaris en aantal werkuren, bereidheid om te verhuizen of te reizen, en andere voorkeuren in verband met de functie;
- afhankelijk van de plaatselijke gewoontes kunnen Kandidaten ook hun geboortedatum, foto, burgerlijke staat of andere informatie over de Kandidaat of hun familie geven;
- geslacht, nationaliteit, geschiktheid om te werken, immigratiestatus, werkvergunning en verwante informatie;
- informatie met betrekking tot achtergrondcontroles, bijvoorbeeld de verificatie van referenties, werkervaring of rijbewijs (wanneer vereist voor de functie);
- inlog- en gebruiksgegevens voor de vacaturewebsite;
- namen en contactgegevens van referenties. Wanneer de kandidaat referenties verstrekt, bevestigt hij of zij dat de referenties hiervan op de hoogte zijn en ermee akkoord gaan dat hun gegevens aan ons worden verstrekt;
- in overeenstemming met de geldende wetgeving kan in sommige landen ook de volgende informatie worden verzameld: etniciteit, handicap, veteranenstatus, resultaten van drugstesten of onderzoek naar criminele achtergrond.
2.2 Gebruik van persoonsgegevens
Persoonsgegevens worden gebruikt voor activiteiten die verband houden met de sollicitatie, waaronder de volgende:
- het beoordelen van de vaardigheden, kwalificaties en interesses van de Kandidaat in verband met onze vacatures;
- het controleren van de informatie van de Kandidaat, het uitvoeren van referentiecontroles en het uitvoeren van achtergrondcontroles;
- communicatie met de Kandidaat over het wervingsproces en de sollicitatie, en het informeren van de Kandidaat over andere mogelijke vacatures binnen het Bedrijf;
- het opstellen en indienen van rapporten zoals vereist onder de geldende wetgeving;
- het ondersteunen van de Kandidaat bij het aanvragen van een immigratievisum of werkvergunning, waar nodig;
- het analyseren en ontwikkelen van onze wervingsprocessen, wervingsmethodes en vacaturewebsite;
- het stimuleren van diversiteits- en inclusieprogramma's, in overeenstemming met de geldende wetgeving;
- het naleven van de geldende wetgeving, verordeningen, juridische verplichtingen en verzoeken van overheidsinstanties, en het beschermen van onze rechten en eigendommen.
- op basis van toestemming van de Kandidaat, het bewaren van de persoonsgegevens van de Kandidaat in onze Kandidatenpool, zodat de Kandidaat in aanmerking kan komen voor toekomstige vacatures.
3. Delen en overdragen van persoonsgegevens
3.1 Intern delen binnen het bedrijf
Persoonsgegevens kunnen waar nodig binnen ons bedrijf worden gedeeld. Persoonsgegevens zijn toegankelijk en mogen worden verwerkt wanneer nodig voor de bovengenoemde doeleinden door relevante medewerkers. Daarbij gaat meestal om de volgende medewerkers:
- het wervingsteam en andere relevante teamleden binnen het People-team;
- de wervende manager en de goedkeurder(s);
- partijen bij de sollicitatiegesprekken;
- IT-beheerders.
3.2 Extern delen
Waar nodig kunnen persoonsgegevens ook met externe partijen of serviceproviders buiten ons bedrijf worden gedeeld, bijvoorbeeld met software- en cloudproviders en bedrijven die vaardigheidstesten of drugstesten uitvoeren, om de persoonsgegevens namens ons te verwerken.
3.3 Internationale overdracht
Persoonsgegevens kunnen worden opgeslagen, overgedragen en verwerkt in elk land waar we medewerkers of faciliteiten hebben, of waarvoor we serviceproviders gebruiken, met inbegrip van de Verenigde Staten. Bij de overdracht nemen we passende voorzorgsmaatregelen (waaronder contractuele standaardclausules) om persoonsgegevens te beschermen zoals vereist.2
4. Wettelijke grondslag en bewaring
De verwerking van persoonsgegevens is voornamelijk gebaseerd op de volgende grondslagen: voor het treffen van de nodige voorbereidende stappen voor het sluiten van een arbeidscontract of overeenkomst tussen de Kandidaat en de rechtspersoon die de werkgever van de Kandidaat wordt, voor het nakomen van wettelijke verplichtingen, voor legitieme belangen van het bedrijf (in het bijzonder met betrekking tot het delen van persoonsgegevens binnen het Bedrijf), voor het beschermen van de vitale belangen van de Kandidaat of een andere persoon, of met toestemming van de persoon in kwestie.3
Persoonsgegevens die in sommige regio's als gevoelig kunnen worden beschouwd, zoals gegevens van speciale categorieën en/of gevoelige gegevens (bijv. etniciteit, handicap, veteranenstatus, resultaten van drugstests of strafrechtelijke achtergrondcontroles), worden niet verwerkt tenzij dit noodzakelijk is en onder de toepasselijke wetgeving toegestaan is.4
Persoonsgegevens worden bewaard ofwel in overeenstemming met het bijgevoegde bewaarschema, ofwel zolang redelijkerwijs noodzakelijk is voor de doeleinden in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving, afhankelijk van wat de langste periode is. De criteria die worden gebruikt om onze bewaartermijnen te bepalen zijn onder andere:
- de duur van een lopende relatie met de Kandidaat en de duur van de periode daarna waarin we een legitieme behoefte kunnen hebben om persoonlijke informatie te raadplegen om problemen aan te pakken die zich kunnen voordoen;
- of er een wettelijke verplichting bestaat waaraan we onderworpen zijn (bepaalde wetten vereisen bijvoorbeeld dat we gegevens gedurende een bepaalde periode bewaren voordat we ze kunnen verwijderen); of
- of bewaring raadzaam is in het licht van onze juridische positie (zoals met betrekking tot toepasselijke verjaringstermijnen, rechtszaken of regelgevende onderzoeken).
5. Informatiebeveiliging
We implementeren en handhaven technische en organisatorische maatregelen volgens industrienormen om persoonsgegevens te beschermen tegen onbedoelde of onwettige vernietiging, verlies, wijziging, toegang of niet-geautoriseerde bekendmaking. Wij leveren redelijke inspanningen om een beveiligingsniveau te waarborgen dat past bij het risico van de verwerking, rekening houdend met de implementatiekosten en de aard, reikwijdte, context en doeleinden van de verwerking van persoonlijke gegevens.
6. Privacyrechten
Personen kunnen de volgende privacyrechten uitoefenen, afhankelijk van de toepasselijke wetgeving:
- van het Bedrijf bevestiging krijgen of de hen betreffende persoonsgegevens al dan niet worden verwerkt en, indien dat het geval is, toegang krijgen tot deze persoonsgegevens (recht op toegang);
- hun persoonsgegevens bijwerken, wijzigen en/of te corrigeren (recht op rectificatie);
- zonder onnodige vertraging van het Bedrijf vragen dat het de hen betreffende persoonsgegevens wist (recht op verwijdering);
- indien van toepassing, vragen om de hen betreffende persoonsgegevens die aan het Bedrijf zijn verstrekt, in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machinaal leesbaar formaat te ontvangen en het recht te hebben deze gegevens aan een andere voor de verwerking verantwoordelijke instantie over te dragen zonder belemmering door het Bedrijf waaraan de persoonsgegevens zijn verstrekt (recht op overdraagbaarheid);
- hun toestemming te allen tijde intrekken, wanneer dat is voorzien.
- bezwaar te maken tegen de verwerking op gronden die verband houden met hun specifieke situatie (recht op bezwaar).
- van het Bedrijf de beperking van de verwerking te vragen, indien van toepassing, bijvoorbeeld wanneer de juistheid van de persoonsgegevens wordt betwist of de verwerking onwettig is (recht op beperking van de verwerking);
- een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit in de lidstaat van hun gebruikelijke verblijfplaats of werkplek over de wijze waarop hun persoonsgegevens door het Bedrijf worden gebruikt. Indien de toepasselijke toezichthoudende autoriteit zich in Europa bevindt, zijn de contactgegevens hier te vinden: https://www.edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members_nl; https://ico.org.uk/ en www.edoeb.admin.ch/en. De contactgegevens voor Californië zijn hier beschikbaar: https://cppa.ca.gov/webapplications/complaint . We raden alle personen die zich buiten deze rechtsgebieden bevinden, aan om contact op te nemen met hun lokale overheid voor de contactgegevens van de relevante autoriteiten.
7. Meer informatie
Als een kandidaat toestemming heeft gegeven om persoonsgegevens langer in de sollicitantendatabase te houden, maar deze toestemming daarna wil intrekken, kan dat op elk moment worden gedaan door op de vacaturewebsite in te loggen.
Bij vragen over de sollicitatieprocedure kunnen kandidaten contact opnemen met hun recruiter.
Voor formele verzoeken onder de geldende wetgeving in verband met gegevensbescherming kunnen Kandidaten op de volgende manier contact opnemen met het Bedrijf:
- Per e-mail: dataprotection@barry-wehmiller.com
- Per post: Functionaris voor Gegevensbescherming van de Groep
Juridisch team
Barry-Wehmiller Group
8027 Forsyth Blvd
St. Louis, MO 63105
Verenigde Staten van Amerika
8. Wijzigingen in deze privacyverklaring
Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd bijwerken. Eventuele wijzigingen worden op de vacaturewebsite vermeld.
1 Het verstrekken van persoonsgegevens is noodzakelijk om stappen te ondernemen voor het aangaan van een arbeidsovereenkomst. Zonder de persoonsgegevens van de Kandidaat kan het Bedrijf de sollicitatie van de Kandidaat niet naar behoren verwerken.
2 De overdracht van persoonsgegevens naar derde landen in het kader van de activiteiten van een vestiging van een Gegevensverantwoordelijke of een Gegevensverwerker in de Europese Unie zal voornamelijk gebaseerd zijn op een adequaatheidsbesluit volgens art. 45 van Verordening (EU) 2016/679 ( https://commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_nl) en/of standaardgegevensbeschermingsclausules op grond van art. 46.2. (c) van Verordening (EU) 2016/679 ( https://commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/standard-contractual-clauses-scc_nl).
3 De verwerking van persoonsgegevens van medewerkers in het kader van de activiteiten van een vestiging van een verwerkingsverantwoordelijke of een gegevensverwerker in de Europese Unie gebeurt op basis van art. 6.1. a), 6.1. b), art. 6.1. c), of art. 6.1. f) van Verordening (EU) 2016/679.
4 De verwerking van gevoelige gegevens door het Bedrijf is voornamelijk gebaseerd op de volgende rechtsgrondslagen: voor het nakomen van verplichtingen en het uitoefenen van de specifieke rechten van de Onderneming of van de Kandidaat op het gebied van arbeidswetgeving, sociale zekerheid en sociale bescherming, voor zover dit is toegestaan door de wet of door een collectieve overeenkomst die voorziet in passende waarborgen voor de grondrechten en de belangen van de Kandidaten, of voor preventieve of bedrijfsgeneeskunde, voor de beoordeling van de arbeidsgeschiktheid van de Kandidaat, medische diagnose, de verstrekking van medische of sociale zorg of behandeling, het beheren van medische of sociale zorgsystemen en -diensten krachtens de wet of krachtens een contract met een gezondheidswerker. De verwerking van speciale categorieën van persoonsgegevens van medewerkers in het kader van de activiteiten van een vestiging van een verwerkingsverantwoordelijke of gegevensverwerker in de Europese Unie zal gebaseerd zijn op art. 9.2 (b) of art 9.2. (h) van Verordening (EU) 2016/679.