1.はじめに
このプライバシー通知では、Barry-Wehmiller Group, Inc.、ならびにその子会社、関係会社および関連会社（総称して｢会社｣、「弊社」、｢私たち｣）による採用選考への応募者（「候補者」）のデータの処理方法について説明しています。候補者に加えて、このプライバシー保護通知では、候補者の選考応募を支援する紹介者も対象となります。これとは別に、チームメンバー・プライバシー保護通知では、候補者が従業員になった場合の個人データを、弊社がどのように処理するかを説明します。
このプライバシー通知で、「個人データ」とは、特定の人物または特定可能な人物に関係する情報を指します。主たる「データ管理者」とは、チームメンバーを雇用する法人です。Barry-Wehmiller Group, Inc.の子会社および関連会社、関連する連絡先のリストは、こちら： jp.barrywehmiller.com/businessをご参照ください。このプライバシー保護通知は、個人データが紙またはデジタル形式のいずれであるかにかかわらず、候補者の個人データの処理をすべて対象とするものです。
弊社は、候補者から個人データを直接収集します。また弊社は、積極的に候補者の学歴・経歴に関する調査を行う場合があります。さらに例として人材斡旋会社、候補者の紹介者、以前の雇用主、あるいは身元調査または評価関連情報を提供するその他当事者を含め、その他情報元からも候補者の個人データを収集する場合があります。
2.収集される個人データの種類と使用方法
以下のリストには、個人データの代表的な利用目的、およびこれらの目的で処理される可能性がある個人データの代表的なカテゴリーを示しています。その他のカテゴリーの個人データも、目的に応じて必要となった場合は、適用法の範囲で処理が行われることがあります。
処理される個人データの目的およびカテゴリーは、現地の慣行および法律によって異なる場合があります。1 大半の拠点において、実際に処理が行われるものは、以下に記載されたカテゴリーのうち一部のみとなっています。処理においては、準拠法に、カテゴリーならびに目的の両面で従うことが必須となっています。
2.1 個人データのカテゴリー
個人データのカテゴリーには通常、次のものが含まれます：
- 氏名と連絡先;
- 添え状、LinkedInあるいはその他対応するプラットフォームのプロフィール、(CV/履歴書);
- 学歴、スキル、評価、資格に関する情報、専門職資格免許証、業務経験、職歴；
- 希望する雇用形態、希望する給与と勤務時間、転居または出張への同意、その他の業務関連での希望；
- 現地観光によって、候補者は、候補者本人またはその家族と関係する生年月日、写真、配偶関係あるいはその他情報提供を求められる場合があります；
- 性別（ジェンダー）、国籍、就労資格、在留資格、就労ビザおよび関連情報；
- 例えば、紹介者への確認、就労歴確認あるいは運転免許証履歴確認(業務で必要な場合)を含む身元調査に関連する情報；
- キャリアサイトへのログインおよび利用状況詳細；
- 紹介者名および連絡先情報。これらの提供によって、候補者は、紹介者が、これらの個人データが弊社に提供されていることを知り、かつ提供に同意していることを確認したものとみなされます；
- 一部の国々では準拠法に従って次の情報が収集される場合があります：民族、障害有無、軍務歴、薬物検査結果あるいは刑法犯罪履歴調査。
2.2 個人データの利用方法
個人データは、下記を含む、採用募集に関連する業務に使用されます:
- 弊社での採用案件に対して、候補者のスキル、資格、および関心を評価検討すること；
- 候補者の情報を確認し、紹介情報確認と、身元調査を行なうこと;
- 採用募集プロセスおよび応募に関して候補者に連絡すること、また弊社のその他の潜在的な就職機会について連絡すること;
- 準拠法の下で求められる報告書を作成し提出すること;
- 要求された場合に、候補者の移住ビザまたは労働許可証明書取得を支援すること;
- 弊社採用募集プロセスおよび慣行、キャリアサイトの分析および開発;
- 準拠法に従って、弊社の多様性と包摂プログラムおよび慣行を促進すること;
- 準拠法、規則、法的義務および政府の強制力を持つ要請に従うこと、弊社の権利と財産を保護すること。
- 候補者の同意に基づき、候補者の個人データを当社の候補者プールに長く保管し、候補者が将来の機会を検討できるようにすること。
3.共有および転送
3.1 グループ内での共有
必要な場合、個人データは社内で共有される場合があります。上記の目的で必要となる場合、関連する社内のチームメンバーが個人データにアクセスし、処理を行う場合があります。典型的に、これらは下記を含んでいます:
- 採用チームおよび人材チーム内の関連チームメンバー;
- 採用リーダーと承認者；
- 面接者;
- IT管理者。
3.2 外部との共有
必要に応じて、個人データは、弊社に代わり個人データを処理する、例としてソフトウェアとクラウドのプロバイダー、スキル評価ベンダーあるいは薬物検査ベンダーを含む、外部当事者または第三者サービス・プロバイダーと共有される場合があります。
3.3 国際的な移転
個人データは、当社がチームメンバーや施設を有する国、またはサービスプロバイダーと契約している国（アメリカ合衆国を含む）において、保存、転送、処理されることがあります。当社は転送時に必要な個人データを保護するために、適切な保護措置（標準契約条項など）を講じています。2
4.法的根拠とデータ保持
個人データの処理は、主として次の根拠に基づきます:候補者と、候補者の雇用主である法人との間での雇用契約または合意を結ぶ前に必要な対応を取る目的; 法的義務へのコンプライアンスの目的; 会社の正当な利益上(特に会社内に共有することに関して)の目的; 候補者あるいは他社の重要な利益の保護の目的; あるいは候補者からの同意がある場合。3
特殊カテゴリーデータおよび/または機微データ（民族性、障害、退役軍人の地位、薬物検査結果、犯罪歴チェックなど）など、地域によってはより機微とみなされる個人データは、適用される法律の下で必要かつ許容されると考えられる場合を除き、処理されません。4
個人データは、添付された弊社記録保持方針または適用される法律の定める目的で必要となる合理的な期間にわたり保持されます。当社の保存期間を決定するために使用される基準は以下の通りです：
- 候補者と継続的な関係がある期間、およびその後発生する可能性のある問題に対処するために個人情報を参照する正当な必要性がある期間；
- 当社が従うべき法的義務があるかどうか（例えば特定の法律により、当社が記録を削除する前に一定期間記録を保存することが義務付けられている場合など）；または
- 当社の法的立場に照らして、保持が望ましいかどうか（適用される時効、訴訟または規制当局の調査など）。
5.情報セキュリティ
弊社では、過失によるまたは違法な破壊、喪失、改ざん、不正アクセス、または不正な開示から個人データを保護するための業界標準の技術および組織的な対策を導入･維持しています。当社は、実施に要する費用、個人データの性質、範囲、文脈、処理の目的を考慮し、処理のリスクに見合ったセキュリティレベルを確保するために合理的な努力を払います。
6.プライバシー権
個人は、適用される法令に従い、以下のプライバシー権を行使することができます：
7.その他の情報
候補者が個人データを候補者プール内により長期にわたって保持することに同意した後に、この同意を取消すことを希望する場合は、キャリアサイトにログオンすることによりいつでも同意の取り消しを行うことができます。
採用募集に関連する質問については、候補者はリクルーターに連絡をとる必要があります。
候補者が適用されるデータ保護法に基づく正式な要請を行う場合は、以下の方法で当社に連絡することができます：
8.本プライバシー通知の変更
当社は本プライバシーポリシーを随時更新することがあります。すべての変更はキャリアサイト上で告知されます。
1 個人情報の提供は、雇用契約を締結する前の段階を踏むために必要です。候補者の個人データがなければ、当社は候補者の応募を適切に処理することができません。
2 欧州連合内のデータ管理者またはデータ処理者の事業活動に関連した第三国への個人データの移転は、EU規則第45条2016/679( https://commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_en)に基づいて、および/または標準データ保護条項に依拠しています。（EU規則第46.2条(c)2016/679（ https://commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/standard-contractual-clauses-scc_en）に基づきます。
3 EU 欧州連合内のデータ管理者またはデータ処理者の事業所における活動において、チームメンバーの個人データを処理する場合は、6.1.(a)、6.1.(b)、6.1.(c)、または6.1.(f) EU Reg. n.に基づきます。2016/679.
4 当社による機微データの処理は、主に以下の法的根拠に基づいて行われます。法律または候補者の基本的権利および利益に対する適切な保護措置を規定する労働協約に よって認可されている限りにおいて、雇用および社会保障・社会保護法の分野における当社ま たは候補者の義務を遂行し、特定の権利を行使する目的で、機密情報の処理が必要である場合；当社による機密情報の処理が、予防医学または産業医学の目的、候補者の労働能力の評価、医学的診断、法律または医療専門家との契約に基づく医療または社会的ケアまたは治療の提供、または医療または社会的ケアシステムおよびサービスの管理のために必要である場合。EU 欧州連合内のデータ管理者またはデータ処理者の事業所の活動の文脈におけるチームメンバーの特別カテゴリーデータの処理は、EU規則第9.2条(b)、または第9.2条(h)に基づきます。2016/679.