1. Introduzione
La presente Informativa sulla privacy descrive il modo in cui Barry-Wehmiller Group, Inc., e le sue società controllate, consociate e collegate (congiuntamente "la Società", "noi" o "ci") trattano i Dati personali dei candidati per una posizione aperta ("Candidati") durante la fase di recruiting. Oltre ai Candidati, questa Informativa sulla Privacy include anche i referenti che sostengono la candidatura del Candidato. Separatamente, l’Informativa sulla privacy per i dipendenti descrive come trattiamo i dati personali dei candidati che sono stati assunti.
Nella presente Informativa sulla privacy, con l’espressione “Dati personali” si intendono tutte le informazioni correlate a una persona fisica identificata o identificabile. Il"titolare del trattamento" è la persona giuridica – Società del Gruppo - che intende assumere il Candidato. L'elenco completo delle società del Gruppo Barry-Wehmiller e i relativi recapiti possono essere consultati al seguente link: it.barry-wehmiller.com/business. Questa Informativa sulla Privacy copre il trattamento dei Dati Personali dei Candidati, indipendentemente dal fatto che i Dati Personali siano in formato cartaceo o digitale.
Raccogliamo i dati personali direttamente dai Candidati. Possiamo anche condurre proattivamente ricerche sulla formazione e sulle esperienze professionali pregresse del candidato. Inoltre, possiamo ricevere Dati personali da altre fonti, tra cui ad esempio recruitment agencies, referenti del candidato, precedenti datori di lavoro, o altre parti che forniscono attività di background check o simili.
2. Quali Dati personali vengono raccolti e come vengono utilizzati
Il seguente elenco descrive le finalità tipiche per cui I Dati personali vengono utilizzati e le categorie tipiche dei Dati personali che possono essere trattati per tali finalità. Possono essere trattate anche ulteriori categorie di Dati personali se necessario per il perseguimento di finalità compatabili con quella originaria e in conformità alle leggi applicabili.
Le finalità e le categorie di Dati personali trattati varia a seconda delle pratiche locali e delle leggi locali.1 In pratica, nella maggior parte dei Paesi vengono trattate solo alcune delle seguenti categorie. Sia gli scopi che le categorie di dati trattati devono essere conformi alla normativa applicabile.
2.1 Categorie di Dati personali
categorie di Dati Personali:
- Nome e datii di contatto;
- Lettera di presentazione, profilo LinkedIn o in altra piattaforma corrispondente, CV/curriculum;
- Informazioni su istruzione, competenze, valutazioni, qualifiche, certificati professionali, esperienza e curriculum lavorativo;
- Tipo di impiego cercato, stipendio desiderato, ore lavorative, disponibilità al trasferimento e a viaggi, altre preferenze lavorative;
- A seconda delle pratiche locali, i Candidati possono anche fornire la loro data di nascita, foto, stato civile o altre informazioni relative al Candidato stesso o alla sua famiglia;
- Genere, nazionalità e idoneità al lavoro, stato di immigrazione, visti di lavoro e informazioni correlate;
- Informazioni relative a background check, compresi, per esempio, i controlli delle referenze, la convalida della storia lavorativa, la conferma del possesso della patente di guida e la verifica della condotta come guidatore (se richiesto dal ruolo);
- Accesso al ”Career site” e dettagli di utilizzo;
- Nomi dei referenti e informazioni di contatto. Fornendo questi, il Candidato conferma che i referenti sono consapevoli e acconsentono a che ci vengano forniti i loro dati personali;
- In conformità con la legge applicabile, in alcuni Paesi possono essere raccolte anche le seguenti informazioni: etnia, disabilità, stato di veterano, risultati di test antidroga o controllo dei precedenti penali.
2.2 In che modo vengono utilizzati i dati personali
I dati personali sono utilizzati per attività di recruiting , tra cui le seguenti:
- Confrontare le capacità, le qualifiche e gli interessi del Candidato con le opportunità lavorative disponibili;
- Verificare le informazioni del Candidato, effettuare i controlli delle referenze e condurre background check;
- Comunicare con il Candidato in merito al processo di recruiting e alla candidatura, nonché informare il Candidato di altre potenziali opportunità lavorative;
- Creazione e presentazione di report , se richiesto dalle leggi applicabili;
- Assistere il Candidato per ottenere un visto di immigrazione o un permesso di lavoro, se necessario;
- Analizzare e sviluppare processo di recruiting e le reletivepratiche, nonché il“Career site”;
- Promuovere i nostri programmi e pratiche di diversità e inclusione, se previsto dalle leggi applicabili;
- Rispettare le leggi, i regolamenti e gli obblighi legali applicabili, e proteggere i diritti e le proprietà della Società.
- Se il candidato ha prestato il proprio consenso, conserveremo i dati personali più a lungo nel nostro pool di candidati, affinché il Candidato possa essere preso in considerazione per opportunità future.
3. Condivisione e trasferimento dei dati
3.1 Condivisione dei dati all’interno della Società
I dati personali possono essere condivisi all’interno della Società, ove necessario. I soggetti autorizzati al trattamento della Società potranno accedere ai Dati personali e trattarli ove necessario per i fini suddetti. I soggetti autorizzati al trattamento tipicamente, includono:
- Il team di recruiting e altri team member autorizzati all'interno del team “People” (HR);
- Hiring Leader e approvatore;
- Soggetti che partecipano all’intervista;
- Amministratori di sistema (IT).
3.2 Condivisione dei dati all’esterno
Quando necessario, i dati personali possono anche essere condivisi con fornitori di servizi terzi che trattano i Dati Personali dei Candidati per conto della Società, compresi, ad esempio, fornitori di software e cloud, fornitori di valutazione delle competenze dei Candidati o di background check.
3.3 Trasferimenti internazionali
I Dati personali possono essere conservati, trasferiti e trattati in qualsiasi paese in cui la Società mantenga propri Team Member o strutture, o nei quali risiedono i fornitori di servizi della Società, inclusi gli Stati Uniti d’America. La Società implementerà adeguate misure di salvaguardia (ad es. clausole contrattuali standard) per proteggere i Dati personali secondo quanto richiesto per il trasferimento.2
4. Base giuridica e conservazione
Il trattamento dei Dati personali si basa sulle seguenti base giuridiche: il trattamento è necessario all'esecuzione di un contratto di cui il Candidato è parte o all'esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso; per l’adempimento di obblighi legali; per il perseguimento degli interessi legittimi della Società (in particolare in relazione alla condivisione dei dati dei Candidati all’interno della Società); o sulla base del consenso del Candidato.3
I dati personali che possono essere considerati più sensibili in alcune regioni, come i dati appartenenti a categorie particolari e/o i dati sensibili (ad esempio etnia, disabilità, stato di veterano, risultati dei test antidroga o controlli dei precedenti penali), non vengono trattati a meno che non siano considerati necessari ed il trattamento non sia consentito ai sensi della normativa applicabile.4
I Dati Personali saranno conservati in conformità alle tempistiche individuate all’Allegato 1 della presente informativa privacy, o per tutto il tempo ragionevolmente necessario per il perseguimento delle finalità individuate all’interno dell’informativa, o per garantire la conformità alla normativa applicabile, a seconda di quale dei due termini sia più esteso. I criteri utilizzati per determinare i periodi di conservazione includono:
- La durata del rapporto contrattuale con il Candidato, sia in riferimento al rapporto di recruiting, nonché per un periodo successivo, ove sussista un legittimo interesse a trattare le informazioni personali per far fronte a eventuali problematiche connesse al rapporto medesimo;
- Se esiste un obbligo legale a cui siamo soggetti (ad esempio, alcune leggi ci impongono di conservare i dati dei Candidati per un certo periodo di tempo prima di poterli eliminare); oppure
- Se la conservazione dei dati è consigliabile alla luce della nostra posizione legale (ad es. per quanto riguarda i termini di prescrizione applicabili, contenziosi o attività di indagine).
5. Sicurezza delle informazioni
Implementiamo e manteniamo misure tecniche e aziendali standard di settore per proteggere i Dati personali da distruzione, perdita, alterazione, accesso o divulgazione non autorizzata. La Società compie ragionevoli sforzi per garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio del trattamento, tenendo conto dei costi di attuazione e della natura, dell’ambito di applicazione, del contesto e delle finalità del trattamento dei Dati Personali.
6. Diritti privacy
I candidati possono esercitare i seguenti diritti, ove previsto ai sensi della normativa applicabile:
- ottenere dalla Società la conferma che sia o meno in corso un trattamento di Dati personali che li riguardano e, in tal caso, ottenere l'accesso ai Dati personali (diritto di accesso);
- aggiornare, modificare e/o correggere i propri Dati personali (diritto di rettifica);
- ottenere dalla Società la cancellazione dei Dati personali che li riguardano senza ingiustificato ritardo (diritto alla cancellazione);
- ove applicabile, ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, i Dati personali che li riguardano e avere il diritto di trasmetterli ad altro titolare senza impedimenti da parte della Società cui i Dati personali sono stati comunicati (diritto alla portabilità);
- revocare in qualsiasi momento il proprio consenso, ove previsto;
- opporsi al trattamento per motivi correlati alla propria situazione particolare (diritto di opposizione).
- ottenere dalla Società la limitazione del trattamento, ove applicabile, ad esempio nel caso in cui sia contestata l'esattezza dei Dati personali o il trattamento sia illecito (diritto alla limitazione del trattamento);
- proporre un reclamo a un'autorità di controllo nello Stato membro di residenza o del luogo di lavoro in merito all'utilizzo dei propri Dati personali da parte della Società. Nel caso in cui l'autorità di controllo competente si trovi in Europa, i dettagli di recapito sono disponibili al seguente link: https://www.edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members_en https://ico.org.uk/ e www.edoeb.admin.ch/en. I dettagli di contatto per la California sono disponibili qui: https://cppa.ca.gov/webapplications/complaint . Si incoraggiano le persone che si trovano al di fuori di queste giurisdizioni a rivolgersi alle autorità dei proprio Paese/Stato per recuperare i dati di recapito delle autorità competenti.
7. Ulteriori informazioni
Se un Candidato ha prestato il suo consenso a conservare più a lungo i suoi dati personali nel nostro pool di candidati e desidera revocare il consenso, potrà farlo in qualsiasi momento accedendo al nostro “Career site”, lo stesso utilizzato per presentare la propria candidatura.
Per richieste relative al recruiting, i Candidati possono contattare direttamente il proprio reclutatore di riferimento.
Tutte le richieste relative all’esercizio dei diritti privacy o alla protezione dei dati personali possono essere sottoposte alla Società secondo le modalità individuate nel seguito:
- Via email: dataprotection@barry-wehmiller.com
- Tramite posta: Group Data Protection Officer
Legal Team
Barry-Wehmiller Group
8027 Forsyth Blvd
St. Louis, MO 63105
Stati Uniti d’America
7. Modifiche alla presente Informativa sulla privacy
La Società potrà aggiornare di tanto in tanto la presente Informativa sulla privacy. Eventuali modifiche saranno prontamente pubblicate sul “Career site”.
1 Il conferimento dei Dati Personali è necessario per intraprendere azioni preliminari alla stipula di un contratto di lavoro. Senza i Dati Personali del Candidato, la Società non sarà in grado di elaborare correttamente la candidatura del Candidato.
2 Trasferimento dei Dati Personali verso paesi terzi nell’ambito delle attività di un Titolare del trattamento o di un Responsabile del trattamento nell’Unione Europea si baseranno principalmente su decisioni di adeguatezza ai sensi dell’art. 45 Reg. UE n. 2016/679 ( https://commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_en) e/o clausole tipo di protezione dei dati ai sensi dell’art. 46.2. (c) Reg. UE. n. 2016/679 ( https://commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/standard-contractual-clauses-scc_en.)
3 Il trattamento dei Dati personali dei Team Member nell'ambito delle attività di uno stabilimento di un titolare del trattamento o di un responsabile del trattamento nell'Unione Europea si baserà sull'art. 6.1. (a), 6.1 (b), art.6.1. (c), o art. 6.1. (f) Reg. UE n. 2016/679.
4 Il trattamento delle categorie particolari dati da parte della Società si basa principalmente sulle seguenti basi giuridiche; il trattamento è necessario per assolvere gli obblighi ed esercitare i diritti specifici del titolare del trattamento o dell'interessato in materia di diritto del lavoro e della sicurezza sociale e protezione sociale, nella misura in cui sia autorizzato dal diritto dell'Unione o degli Stati membri o da un contratto collettivo ai sensi del diritto degli Stati membri, in presenza di garanzie appropriate per i diritti fondamentali e gli interessi dell'interessato;; il trattamento è necessario per finalità di medicina preventiva o di medicina del lavoro, valutazione della capacità lavorativa del dipendente, diagnosi, assistenza o terapia sanitaria o sociale ovvero gestione dei sistemi e servizi sanitari o sociali sulla base del diritto dell'Unione o degli Stati membri o conformemente al contratto con un professionista della sanità. Il trattamento di dati appartenenti a categorie particolari dei Candidati nel contesto delle attività di uno stabilimento di un titolare del trattamento o di un responsabile del trattamento nell'Unione Europea si baserà sull'art.9.2 (b) or art 9.2. (h) EU Reg. n. 2016/679.