Barry-Wehmiller Group
Datenschutzrichtlinie für Bewerber – 2. August 2021

1. Einleitung

Diese Datenschutzrichtlinie beschreibt die Verarbeitung der personenbezogenen Daten von Bewerberinnen und Bewerbern („Kandidaten“) bei einer Neueinstellung der Barry-Wehmiller Group, Inc. und ihre Tochterunternehmen und verbundenen Unternehmen (zusammen „das Unternehmen“, „wir“ oder „uns“). Zusätzlich zu den Kandidaten gilt diese Datenschutzrichtlinie auch für Vermittler, die die Bewerbung des Kandidaten unterstützen. Eine separate Datenschutzrichtlinie beschreibt die Verarbeitung von personenbezogenen Daten der Mitarbeiter.

In dieser Datenschutzrichtlinie bezeichnen personenbezogene Daten sämtliche Informationen zu einer bestimmten oder bestimmbaren Person. Der primäre „Datenverantwortliche“ ist die juristische Person, die den Kandidaten einstellen möchte. Diese Datenschutzrichtlinie gilt für die gesamte Verarbeitung personenbezogener Daten der Kandidaten, unabhängig davon, ob personenbezogene Daten in gedruckter oder digitaler Form vorliegen.

Wir erfassen personenbezogene Daten, die uns direkt vom Kandidaten überlassen wurden. Es kann auch proaktiv eine Recherche über den Bildungs- und beruflichen Hintergrund des Kandidaten durchgeführt werden. Darüber hinaus können wir personenbezogene Daten auch aus anderen Quellen erhalten. Darunter fallen zum Beispiel Personalagenturen, Vermittler von Kandidaten, frühere Arbeitgeber oder andere Parteien, die Informationen im Zusammenhang mit Hintergrundprüfungen oder Beurteilungen bereitstellen.

2. Welche personenbezogenen Daten werden erhoben und wie werden sie verwendet

Die folgende Liste beschreibt die verwendeten personenbezogenen Daten und Datenkategorien und den Zweck ihrer Verarbeitung. Weitere Kategorien personenbezogener Daten können ebenfalls verarbeitet werden, wenn es für diese Zwecke und in Übereinstimmung mit dem geltenden Recht erforderlich ist.

Die Zwecke und Kategorien der personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden, variieren je nach örtlichen Gepflogenheiten und örtlichen Gesetzen. In der Praxis werden in den meisten Ländern nur einige der unten aufgeführten Kategorien verarbeitet. Sowohl die Zwecke als auch die Kategorien müssen dem geltenden Recht entsprechen.

2.1 Kategorien personenbezogener Daten

Zu den Kategorien personenbezogener Daten zählen für gewöhnlich:

• Name und Kontaktdaten
• Anschreiben, Profil auf LinkedIn oder einer anderen entsprechenden Plattform, Lebenslauf
• Informationen über Ausbildung, Fähigkeiten, Beurteilungen, Qualifikationen, berufliche Zertifikate, Erfahrung und beruflichen Werdegang
• Art der gesuchten Beschäftigung, Wunschgehalt und Arbeitszeit, Versetzungs- bzw. Reisebereitschaft und andere mögliche Präferenzen im Hinblick auf die zu verrichtende Arbeit
• Je nach ortsüblichen Praktiken können die Kandidaten auch ihr Geburtsdatum, ihr Foto, ihren Familienstand oder andere Informationen hinzufügen, die sich auf den Kandidaten selbst oder dessen Familie beziehen.
• Geschlecht, Staatsangehörigkeit, Arbeitsberechtigung, Einwanderungsstatus, Arbeitsvisa und damit zusammenhängende Informationen
• Informationen zu Hintergrundprüfungen, z. B. Referenzprüfungen, Validierung des beruflichen Werdegangs oder Verifizierung der Fahrhistorie (wenn für die Stelle erforderlich)
• Anmeldung auf Karriereseiten und Nutzungsdetails
• Namen und Kontaktdaten von Vermittlern. Durch die Bereitstellung dieser Informationen bestätigt der Kandidat, dass Vermittler Kenntnis davon haben und damit einverstanden sind, dass uns ihre personenbezogenen Daten zur Verfügung gestellt werden.
• in Übereinstimmung mit dem geltenden Recht können in einigen Ländern auch folgende Informationen erfasst werden: Ethnizität, Grad der Behinderung, Veteranenstatus, Ergebnisse von Drogentests oder Überprüfung der Vorstrafenhistorie.

2.2 Verwendung von personenbezogenen Daten

Personenbezogene Daten werden für Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Einstellung verwendet, darunter:

• Beurteilung der Fähigkeiten, Qualifikationen und Interessen von Kandidaten und entsprechender Abgleich mit unseren Karrieremöglichkeiten
• Überprüfung der Informationen des Kandidaten, Durchführung von Referenzprüfungen sowie von Hintergrundprüfungen
• Kommunikation mit dem Kandidaten bezüglich des Einstellungsprozesses und der Bewerbung sowie die Benachrichtigung des Kandidaten über andere Karrieremöglichkeiten in unserem Hause
• Erstellen und Einreichen von Berichten, die gemäß geltendem Recht erforderlich sind
• Unterstützung des Kandidaten bei der Beantragung eines Einwanderungsvisums oder einer Arbeitserlaubnis, falls erforderlich
• Analyse und Weiterentwicklung unseres Einstellungsprozesses und unserer Verfahren sowie der Karriereseite
• Verbesserung unserer Programme und Praktiken für Vielfalt und Integration unter Einhaltung geltenden Rechts
• Einhaltung geltender Rechte, Vorschriften, rechtlicher Verpflichtungen und durchsetzbarer behördlicher Anforderungen sowie Schutz unserer Rechte und unseres Eigentums.

3. Nutzung und Weitergabe

3.1 Nutzung innerhalb des Unternehmens

Bei Bedarf können personenbezogene Daten innerhalb des Unternehmens weitergegeben werden. Personenbezogene Daten können für die oben beschriebenen Zwecke bei Bedarf von unseren entsprechenden Mitarbeitern abgerufen und verarbeitet werden. In der Regel handelt es sich um folgende Personen:

• Mitarbeiter der Personalabteilung und Mitarbeiter im Bereich Kultur und Personalentwicklung;
• Führungskräfte und Personalverantwortliche für Neueinstellungen
• Interviewer
• IT-Administratoren.

3.2 Externe Nutzung

Bei Bedarf können personenbezogene Daten auch an externe Parteien oder Drittanbieter von Dienstleistungen weitergegeben werden, u.a. beispielsweise an Software- und Cloud-Anbieter, Anbieter von Qualifikationsbewertungen oder von Drogentests, um personenbezogene Daten in unserem Namen zu verarbeiten.

3.3 Internationale Weitergabe

Personenbezogene Daten können in jedem Land gespeichert, in andere Länder weitergegeben und dort verarbeitet werden, in denen wir über Mitarbeiter oder Niederlassungen verfügen oder in denen wir Dienstleister beauftragen, einschließlich die USA. Wir implementieren geeignete Sicherheitsvorkehrungen (z. B. Standardvertragsklauseln) zum Schutz personenbezogener Daten, die im Falle der Weitergabe erforderlich sind, einschließlich der Weitergabe in Länder außerhalb der Europäischen Union (EU) und des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR).

4. Rechtsgrundlagen und Aufbewahrung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten basiert hauptsächlich auf den folgenden Grundlagen:

Maßnahmen zur vorvertraglichen Verhandlungen des Arbeitsvertrages oder einer vorvertraglichen Vereinbarung zwischen dem Kandidaten und dem zukünftigen Arbeitgeber; zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen; für legitime Interessen des Unternehmens (insbesondere in Bezug auf die Nutzung innerhalb des Unternehmens);  zum Schutz der lebenswichtigen Interessen des Kandidaten oder einer anderen Person; oder mit Zustimmung.

Personenbezogene Daten werden gemäß des beigefügten Aufbewahrungszeitplans des Unternehmens oder so lange gespeichert, wie dies gemäß dem geltenden Recht oder für den Zweck angemessen und erforderlich ist.

5. Informationssicherheit

Wir implementieren und pflegen technische und organisatorische Maßnahmen nach dem Stand der Technik, um personenbezogene Daten vor irrtümlicher oder ungesetzlicher Zerstörung, Änderung, Zugriff oder unbefugter Offenlegung zu schützen. Dabei unternehmen wir alle zumutbaren Anstrengungen, um ein Sicherheitsniveau zu gewährleisten, das dem Risiko der Verarbeitung angemessen ist, und berücksichtigen dabei die Kosten der Implementierung sowie Art, Umfang, Kontext und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten.

6. Weitere Informationen

Kandidaten können sich mit uns in Verbindung setzen, um mehr darüber zu erfahren, wie wir ihre personenbezogenen Daten sammeln, verwenden und offenlegen. Weiterhin können Kandidaten ggf. Kopien, Änderungen oder Löschungen ihrer personenbezogenen Daten anfordern. Je nach geltender Gesetzgebung können Kandidaten ggf. auch andere Rechte haben sowie auch das Recht, bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde eine Beschwerde über die Verwendung ihrer personenbezogenen Daten einzureichen. (Falls sich die zuständige Aufsichtsbehörde in Europa befindet, finden Sie die Kontaktdaten hier: https://edpb.europa.eu/about-edpb/board/members_en und https://ico.org.uk/.)

Wenn ein Kandidat seine Zustimmung erteilt hat, personenbezogene Daten länger im Kandidatenpool zu speichern, aber seine Zustimmung widerrufen möchte, kann dies jederzeit durch Anmeldung auf der Karriereseite erfolgen.

Bei Fragen zur Einstellung sollten sich die Kandidaten an den zuständigen Personalverantwortlichen wenden.

Bei formellen Anfragen gemäß geltendem Datenschutzgesetz können sich die Kandidaten auf folgende Weise an den Datenschutzbeauftragten der Gruppe wenden:

Per E-mail: dataprotection@barry-wehmiller.com

Per Post: Group Data Protection Officer (Datenschutzbeauftragter der Gruppe)Legal Team Barry-Wehmiller Group 8020 Forsyth Blvd St. Louis, MO 63105 United States of America

7. Änderungen dieser Datenschutzrichtlinie

Wir können diese Datenschutzrichtlinie von Zeit zu Zeit aktualisieren. Alle Änderungen werden auf der Karriereseite mitgeteilt.

ANHANG 1

Aufbewahrungszeitplan für personenbezogene Daten, die am oder nach dem 2. August 2021 erfasst wurden.