1. Einleitung
Diese Datenschutzrichtlinie beschreibt, wie die Barry-Wehmiller Group, Inc. und ihre Tochterunternehmen und verbundenen Unternehmen (zusammen „das Unternehmen“, „wir“ oder „uns“) personenbezogene Daten von Bewerberinnen und Bewerbern („Kandidaten“) bei einer Neueinstellung verarbeitet. Zusätzlich zu den Kandidaten gilt diese Datenschutzrichtlinie auch für Vermittler, die die Bewerbung des Kandidaten unterstützen. Die Datenschutzrichtlinie für Mitarbeiter beschreibt separat, wie wir personenbezogene Daten von Kandidaten verarbeiten, die Mitarbeiter geworden sind.
In dieser Datenschutzrichtlinie bezeichnen personenbezogene Daten sämtliche Informationen zu einer bestimmten oder bestimmbaren Person. Der primäre „Datenverantwortliche“ ist die juristische Person, die den Kandidaten einstellen möchte. Die Liste der Tochtergesellschaften und angeschlossener Unternehmen der Barry-Wehmiller Group, Inc. sowie die entsprechenden Kontaktinformationen finden Sie hier: de.barry-wehmiller.com/business. Diese Datenschutzrichtlinie gilt für die gesamte Verarbeitung personenbezogener Daten von Kandidaten, unabhängig davon, ob personenbezogene Daten in gedruckter oder digitaler Form vorliegen.
Wir erfassen personenbezogene Daten direkt von Kandidaten. Wir können auch proaktiv Recherche über den Bildungs- und beruflichen Hintergrund des Kandidaten betreiben. Darüber hinaus können wir personenbezogene Daten aus anderen Quellen erhalten, darunter zum Beispiel Personalagenturen, Vermittler von Kandidaten, frühere Arbeitgeber oder andere Parteien, die Informationen im Zusammenhang mit Hintergrundprüfungen oder Beurteilungen bereitstellen.
2. Welche personenbezogenen Daten erhoben werden und wie sie verwendet werden
Die folgende Liste beschreibt die typischen Zwecke, für die personenbezogene Daten verwendet werden, und die typischen Kategorien von personenbezogenen Daten, die für diese Zwecke verarbeitet werden können. Andere Kategorien personenbezogener Daten können ebenfalls verarbeitet werden, wenn dies für diese Zwecke und in Übereinstimmung mit dem geltenden Recht erforderlich ist.
Die Zwecke und Kategorien der personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden, variieren je nach örtlichen Gepflogenheiten und örtlichen Gesetzen.1 In der Praxis werden in den meisten Ländern nur einige der unten aufgeführten Kategorien verarbeitet. Sowohl die Zwecke als auch die Kategorien müssen dem geltenden Recht entsprechen.
2.1 Kategorien personenbezogener Daten
Zu den Kategorien personenbezogener Daten zählen für gewöhnlich folgende:
- Name und Kontaktdaten
- Anschreiben, Profil auf LinkedIn oder einer anderen entsprechenden Plattform, Lebenslauf
- Informationen über Ausbildung, Fähigkeiten, Beurteilungen, Qualifikationen, berufliche Zertifikate, Erfahrung und beruflichen Werdegang
- Art der gesuchten Beschäftigung, Wunschgehalt und Arbeitszeit, Versetzungs- bzw. Reisebereitschaft und andere mögliche Präferenzen im Hinblick auf die zu verrichtende Arbeit
- Je nach örtlichen Praktiken können die Kandidaten auch ihr Geburtsdatum, ihr Foto, ihren Familienstand oder andere Informationen bezüglich sich selbst oder ihrer Familie angeben
- Geschlecht, Staatsangehörigkeit, Arbeitsberechtigung, Einwanderungsstatus, Arbeitsvisa und damit zusammenhängende Informationen
- Informationen zu Hintergrundprüfungen, z. B. Referenzprüfungen, Validierung des beruflichen Werdegangs oder Verifizierung der Fahrhistorie (wenn für die Stelle erforderlich)
- Anmeldung auf Karriereseiten und Nutzungsdetails
- Namen und Kontaktdaten von Vermittlern. Durch die Bereitstellung dieser Informationen bestätigt der Kandidat, dass Vermittler wissen und damit einverstanden sind, dass uns ihre personenbezogenen Daten zur Verfügung gestellt werden.
- In Übereinstimmung mit dem geltenden Recht können in einigen Ländern auch folgende Informationen erfasst werden: Ethnizität, Behinderung, Veteranenstatus, Ergebnisse von Drogentests oder Überprüfung der Vorstrafenhistorie.
2.2 Verwendung von personenbezogenen Daten
Personenbezogene Daten werden für Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Einstellung verwendet, darunter:
- Beurteilung der Fähigkeiten, Qualifikationen und Interessen von Kandidaten und entsprechender Abgleich mit unseren Karrieremöglichkeiten
- Überprüfung der Informationen des Kandidaten, Durchführung von Referenzprüfungen sowie von Hintergrundprüfungen
- Kommunikation mit dem Kandidaten bezüglich des Einstellungsprozesses und der Bewerbung sowie Informieren des Kandidaten über andere potenzielle Karrieremöglichkeiten bei uns
- Erstellen und Einreichen von Berichten, die gemäß geltendem Recht erforderlich sind
- Unterstützung des Kandidaten bei der Beantragung eines Einwanderungsvisums oder einer Arbeitserlaubnis, falls erforderlich
- Analyse und Weiterentwicklung unseres Einstellungsprozesses und unserer Verfahren sowie der Karriereseite
- Förderung unserer Programme und Praktiken für Vielfalt und Integration unter Einhaltung geltenden Rechts
- Einhaltung geltender Rechte, Vorschriften, rechtlicher Verpflichtungen und durchsetzbarer behördlicher Anforderungen sowie Schutz unserer Rechte und unseres Eigentums.
- Auf der Grundlage des Einverständnisses des Kandidaten können personenbezogene Daten des Kandidaten länger in unserem Bewerberpool aufbewahrt werden, damit der Kandidat bei zukünftigen Gelegenheiten berücksichtigt werden kann.
3. Nutzung und Weitergabe
3.1 Nutzung innerhalb des Unternehmens
Bei Bedarf können personenbezogene Daten innerhalb des Unternehmens weitergegeben werden. Personenbezogene Daten können für die oben beschriebenen Zwecke bei Bedarf von unseren entsprechenden Mitarbeitern abgerufen und verarbeitet werden. Normalerweise umfassen diese:
- Die Personalbeschaffung und andere relevante Teammitglieder im People Team
- Leiter und Genehmiger für Einstellungen
- Interviewer
- IT-Administratoren.
3.2 Externe Nutzung
Bei Bedarf können personenbezogene Daten auch an externe Parteien oder Drittanbieter von Diensten weitergegeben werden, u. a. beispielsweise an Software- und Cloud-Anbieter, Anbieter von Qualifikationsbewertungen oder von Hintergrundüberprüfungen, um personenbezogene Daten in unserem Namen zu verarbeiten.
3.3 Internationale Weitergabe
Personenbezogene Daten können in jedem Land gespeichert, weitergegeben und verarbeitet werden, in dem wir über Mitarbeiter oder Niederlassungen verfügen oder in denen wir Dienstleister beauftragen, einschließlich in den USA. Wir implementieren geeignete Sicherheitsvorkehrungen (z. B. Standardvertragsklauseln) zum Schutz personenbezogener Daten, die im Falle der Weitergabe erforderlich sind.2
4. Rechtsgrundlagen und Aufbewahrung
Die Verarbeitung personenbezogener Daten basiert hauptsächlich auf den folgenden Grundlagen: Um Schritte vor dem Eingehen eines Arbeitsvertrags oder einer Vereinbarung zwischen dem Kandidaten und der juristischen Person zu ergreifen, die der Arbeitgeber des Kandidaten sein wird; zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen; für legitime Interessen des Unternehmens (insbesondere in Bezug auf die Nutzung innerhalb des Unternehmens); oder mit Zustimmung.3
Personenbezogene Daten, die in einigen Regionen als sensibler angesehen werden können, wie Sonderkategoriedaten und/oder sensible Daten (z. B. ethnische Zugehörigkeit, Behinderung, Veteranenstatus, Ergebnisse von Drogentests oder strafrechtliche Hintergrundüberprüfungen), werden nicht verarbeitet, es sei denn, dies wird als notwendig und nach geltendem Recht zulässig erachtet.4
Personenbezogene Daten werden gemäß des beigefügten Aufbewahrungszeitplans des Unternehmens oder so lange gespeichert, wie dies gemäß des geltenden Rechts oder für den Zweck angemessen und erforderlich ist, je nachdem, welche Frist länger ist. Zu den Kriterien, nach denen wir unsere Aufbewahrungsfristen festlegen, gehören:
- die Dauer einer laufenden Beziehung mit dem Kandidaten und die Zeit danach, in der wir ein legitimes Bedürfnis haben können, auf personenbezogene Daten zurückzugreifen, um eventuell auftretende Probleme zu lösen
- ob es eine gesetzliche Verpflichtung gibt, der wir unterliegen (z. B. sind wir aufgrund bestimmter Gesetze verpflichtet, Aufzeichnungen für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren, bevor wir sie löschen können) oder
- ob die Aufbewahrung im Hinblick auf unsere Rechtslage ratsam ist (z. B. im Hinblick auf geltende Verjährungsfristen, Rechtsstreitigkeiten oder behördliche Untersuchungen).
5. Informationssicherheit
Wir implementieren und pflegen technische und organisatorische Maßnahmen nach Industriestandard, um personenbezogene Daten vor irrtümlicher oder ungesetzlicher Zerstörung, Änderung, Zugriff oder unbefugter Offenlegung zu schützen. Dabei unternehmen wir alle zumutbaren Anstrengungen, um ein Sicherheitsniveau zu gewährleisten, das dem Risiko der Verarbeitung angemessen ist, und berücksichtigen dabei die Kosten der Implementierung sowie Art, Umfang, Kontext und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten.
6. Datenschutzrechte
Kandidaten können vorbehaltlich der geltenden Rechtsvorschriften die folgenden Datenschutzrechte ausüben:
- vom Unternehmen eine Bestätigung darüber erhalten, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden oder nicht, und, falls dies der Fall ist, Zugang zu den personenbezogenen Daten erhalten (Recht auf Zugang),
- ihre personenbezogenen Daten aktualisieren, ändern und/oder berichtigen (Recht auf Berichtigung),
- vom Unternehmen die Löschung der sie betreffenden personenbezogenen Daten ohne unangemessene Verzögerung verlangen (Recht auf Löschung),
- gegebenenfalls die sie betreffenden personenbezogenen Daten, die sie dem Unternehmen zur Verfügung gestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten und das Recht haben, diese Daten einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln, ohne von dem Unternehmen, dem die personenbezogenen Daten zur Verfügung gestellt wurden, daran gehindert zu werden (Recht auf Übertragbarkeit),
- ihre Zustimmung jederzeit widerrufen, sofern dies vorgesehen ist,
- der Verarbeitung aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, zu widersprechen (Widerspruchsrecht),
- vom Unternehmen die Einschränkung der Verarbeitung verlangen, z. B. wenn die Richtigkeit der personenbezogenen Daten bestritten wird oder die Verarbeitung unrechtmäßig ist (Recht auf Einschränkung der Verarbeitung),
- bei einer Aufsichtsbehörde des Mitgliedstaats, in dem sie ansässig sind oder arbeiten, eine Beschwerde über die Verwendung ihrer personenbezogenen Daten durch das Unternehmen einreichen. Falls sich die zuständige Aufsichtsbehörde in Europa befindet, finden Sie die Kontaktdaten hier: https://edpb.europa.eu/about-edpb/board/members_en; https://ico.org.uk/ und www.edoeb.admin.ch/en. Die Kontaktdaten für Kalifornien finden Sie hier: https://cppa.ca.gov/webapplications/complaint. Einzelpersonen, die sich außerhalb dieser Gerichtsbarkeiten befinden, wird empfohlen, sich bei der Regierung ihres Landes/Staates nach den Kontaktdaten der zuständigen Behörden zu erkundigen.
7. Weitere Informationen
Wenn ein Kandidat seine Zustimmung erteilt hat, personenbezogene Daten länger im Kandidatenpool zu speichern, aber seine Zustimmung widerrufen möchte, kann dies jederzeit durch Anmeldung auf der Karriereseite erfolgen.
Bei Fragen zur Einstellung sollten sich die Kandidaten an ihren Personalverantwortlichen wenden.
Bei formellen Anfragen gemäß geltender Datenschutzgesetze können sich die Kandidaten auf folgende Weise an das Unternehmen wenden:
8. Änderungen dieser Datenschutzrichtlinie
Wir können diese Datenschutzrichtlinie von Zeit zu Zeit aktualisieren. Alle Änderungen werden auf der Karriereseite mitgeteilt.
1 Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist erforderlich, um vor dem Abschluss eines Arbeitsvertrags die notwendigen Schritte einzuleiten. Ohne die personenbezogenen Daten des Kandidaten ist das Unternehmen nicht in der Lage, die Bewerbung des Kandidaten ordnungsgemäß zu bearbeiten.
2 Weitergaben personenbezogener Daten in Drittländer im Zusammenhang mit der Tätigkeit einer Niederlassung eines für die Datensammlung Verantwortlichen oder eines Datenverarbeiters in der Europäischen Union basieren hauptsächlich entweder auf einem Angemessenheitsbeschluss gemäß Art. 45 EU Reg. n. 2016/679 (https://commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_en ) und/oder auf Standarddatenschutzklauseln gemäß Art. 46.2. (c) EU Reg. n. 2016/679 (https://commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/standard-contractual-clauses-scc_en.)
3 Die Verarbeitung personenbezogener Daten von Teammitgliedern im Zusammenhang mit den Tätigkeiten zur Etablierung eines Datenverantwortlichen oder eines Datenverarbeiters in der Europäischen Union basiert auf Art. 6.1. a), 6.1. b), Art. 6.1. c) oder Art. 6.1. f) EU Reg. n. 2016/679.
4 Die Verarbeitung sensibler Daten durch das Unternehmen stützt sich hauptsächlich auf die folgenden Rechtsgrundlagen: Die Verarbeitung sensibler Daten ist für die Erfüllung der Verpflichtungen und die Ausübung der spezifischen Rechte des Unternehmens oder des Kandidaten im Bereich der Beschäftigung und der sozialen Sicherheit und des Sozialschutzes erforderlich, soweit sie gesetzlich oder durch einen Tarifvertrag, der angemessene Garantien für die Grundrechte und die Interessen der Kandidaten vorsieht, zugelassen ist; oder; die Verarbeitung sensibler Daten durch das Unternehmen ist für die Zwecke der Präventiv- oder Arbeitsmedizin, für die Beurteilung der Arbeitsfähigkeit des Kandidaten, für die medizinische Diagnose, für die Bereitstellung von Gesundheits- oder Sozialfürsorge oder Behandlung oder für die Verwaltung von Gesundheits- oder Sozialfürsorgesystemen und -diensten nach dem Gesetz oder aufgrund eines Vertrags mit einem Angehörigen der Gesundheitsberufe erforderlich. Die Verarbeitung von Sonderkategoriedaten von Kandidaten im Zusammenhang mit den Tätigkeiten zur Etablierung eines Datenverantwortlichen oder eines Datenverarbeiters in der Europäischen Union basiert auf Art. 9.2 (b) oder Art. 9.2. (h) EU Reg. n. 2016/679.