1. Introduktion
Denne fortrolighedserklæring beskriver, hvordan Barry-Wehmiller Group, Inc. og dennes datterselskaber, tilknyttede virksomheder og associerede virksomheder (samlet kaldet "virksomheden", "vi" eller "os") behandler personoplysninger om ansøgere ("kandidater") under rekrutteringen. Ud over kandidater omfatter denne erklæring om beskyttelse af persondata også henvisere, der støtter kandidatens ansøgning. Separat beskriver teammedlemmernes erklæring om beskyttelse af persondata, hvordan vi behandler personoplysninger om kandidater, der er blevet ansatte.
I denne erklæring om beskyttelse af persondata henviser personoplysninger til alle oplysninger, der vedrører en identificeret eller identificérbar person. Den primære "dataansvarlige" er den juridiske enhed, der har til hensigt at ansætte kandidaten. Listen over Barry-Wehmiller Group, Inc.'s datterselskaber og tilknyttede selskaber og relevante kontaktoplysninger findes her: da.barrywehmiller.com/business. Denne erklæring om beskyttelse af persondata dækker al behandling af kandidaters personlige data, uanset om personoplysninger er i papir eller digitalt format.
Vi indsamler personlige data direkte fra kandidater. Vi kan også proaktivt udføre undersøgelse af kandidatens uddannelsesmæssige og erhvervsmæssige baggrund. Desuden modtager vi muligvis personoplysninger fra andre kilder, herunder f.eks. rekrutteringsbureauer, kandidatens henvisere, tidligere arbejdsgivere eller andre parter, der leverer oplysninger relateret til baggrundskontrol eller vurderinger.
2. Hvilke personoplysninger indsamles, og hvordan de bruges
Den nedenstående liste beskriver de typiske formål, som personoplysninger bruges til, og de typiske kategorier af personoplysninger, der kan behandles til disse formål. Der kan også blive behandlet andre kategorier af personoplysninger, hvis det er nødvendigt til formålene og i overensstemmelse med den gældende lovgivning.
Formålene med og kategorierne af personoplysninger, der behandles, kan variere afhængigt af lokal praksis og den lokale lovgivning.1 I praksis er det kun nogle af de nedenstående kategorier, der behandles i de fleste lande. Både formålene og kategorierne skal være i overensstemmelse med den gældende lovgivning.
2.1 Kategorier af personoplysninger
Kategorier af personlige oplysninger omfatter typisk følgende:
- Navn og kontaktoplysninger;
- Følgebrev, profil i LinkedIn eller anden tilsvarende platform, CV/oversigt;
- Oplysninger om uddannelse, færdigheder, vurderinger, kvalifikationer, faglige certifikater, erhvervserfaring og jobhistorik;
- Type ansættelse, der er søgt, den ønskede løn og arbejdstid, vilje til at flytte eller rejse og andre mulige jobpræferencer;
- Afhængigt af lokal praksis kan kandidater også oplyse deres fødselsdato, foto, ægteskabelige status eller anden information relateret til kandidaten eller dennes familie;
- Køn, nationalitet, berettigelse til arbejde, indvandringsstatus, arbejdsvisum og relaterede oplysninger;
- Oplysninger relateret til baggrundskontrol, herunder for eksempel referencekontrol, validering af jobhistorik eller verifikation af kørselshistorik (når det kræves til stillingen);
- Login og brugsoplysninger om karriereside;
- Henvisningsnavne og kontaktoplysninger. Ved at oplyse dem bekræfter kandidaten, at ;henvisere er opmærksomme på og giver sit samtykke til, at deres personlige data leveres til os;
- I overensstemmelse med den gældende lovgivning kan følgende oplysninger i nogle lande også indsamles: etnicitet, handicap, veteranstatus, rusmiddeltest eller kontrol af straffeattest.
2.2 Sådan bruges personoplysninger
Personoplysninger bruges til rekrutteringsrelaterede aktiviteter, herunder følgende:
- Vurdering af kandidatens færdigheder, kvalifikationer og interesser i forhold til vores karrieremuligheder;
- Bekræftelse af kandidatens oplysninger, udførelse af referencekontrol og gennemførelse af baggrundskontrol;
- Kommunikation med kandidaten om rekrutteringsprocessen og ansøgningen, samt oplysning til kandidaten om andre eventuelle karrieremuligheder hos os.
- Oprettelse og indsendelse af rapporter, som krævet i henhold til den gældende lovgivning.
- Hjælp til kandidaten med at få et indvandringsvisum eller arbejdstilladelse, hvor det er nødvendigt.
- Analyse og udvikling af vores rekrutteringsproces og praksis samt karriere-webstedet.
- Fremmelse af vores mangfoldigheds- og inklusionsprogrammer og -praksis i overensstemmelse med den gældende lovgivning.
- Overholdelse af de gældende love, forskrifter, juridiske forpligtelser og eksigible myndighedsanmodninger og beskyttelse af vores rettigheder og ejendom.
- Hvis kandidaten giver samtykke hertil, opbevarer vi kandidatens personoplysninger længere tid i vores kandidatpulje, så kandidaten kan blive taget i betragtning ved fremtidige muligheder.
3. Deling og overførsel
3.1 Intern deling i virksomheden
Personlige data kan deles inden for virksomheden, når det er nødvendigt. Personoplysninger kan tilgås og behandles, når det er nødvendigt til de formål, der er beskrevet ovenfor, af vores relevante teammedlemmer. Disse inkluderer typisk følgende:
- Rekrutteringsteamet og andre relevante teammedlemmer i HR-teamet;
- Ansættelsesleder og godkender(e);
- Interviewere;
- IT-administratorer.
3.2 Ekstern deling
Når det er nødvendigt, kan personoplysninger også deles med eksterne parter eller tredjepartsleverandører, herunder for eksempel rekrutteringssoftware, cloud-udbydere, leverandører af kompetencevurderinger eller baggrundstjek, for at behandle personoplysninger på vores vegne.
3.3 Internationale overførsler
Personoplysninger kan opbevares, overføres til og behandles i ethvert land, hvor vi har teammedlemmer eller faciliteter, eller hvor vi engagerer serviceudbydere, herunder i USA. Vi implementerer passende beskyttelsesforanstaltninger (f.eks. Standardkontraktbestemmelser) til beskyttelse af personlige oplysninger efter behov, når de overføres.2
4. Retsgrundlag og opbevaring
Behandling af personoplysninger sker primært på følgende grundlag: for at kunne tage nødvendige skridt inden indgåelse af en ansættelseskontrakt eller aftale mellem kandidaten og den juridiske enhed, der bliver kandidatens arbejdsgiver; for at overholde en retlig forpligtelse; for virksomhedens legitime interesser (især i forbindelse med deling internt i virksomheden); eller på baggrund af samtykke.3
Personoplysninger, der kan betragtes som mere følsomme i visse regioner, såsom særlige kategorioplysninger og/eller følsomme oplysninger (f.eks. etnicitet, handicap, veteranstatus, resultater af rusmiddeltest eller kontrol af straffeattest), behandles ikke, medmindre det anses for nødvendigt og tilladt i henhold til gældende lov.4
Personoplysninger vil blive opbevaret i overensstemmelse med den vedhæftede opbevaringsplan eller så længe det er rimeligt nødvendigt til formålene i henhold til gældende lovgivning, alt efter hvad der er længst. Kriterierne, der bruges til bestemmelse af vores opbevaringsperioder, omfatter:
- Den periode, hvor der er et løbende forhold til kandidaten, samt den efterfølgende periode, hvor vi kan have en legitim grund til at referere til personoplysninger for at håndtere eventuelle opståede spørgsmål;
- Om vi er underlagt en juridisk forpligtelse (bestemte love kræver f.eks., at vi opbevarer optegnelser i en vis periode, inden vi må slette dem);
- Om opbevaring er hensigtsmæssig i lyset af vores juridiske situation (for eksempel med hensyn til gældende forældelsesfrister, retssager eller tilsynsundersøgelser).
5. Oplysningernes sikkerhed
Vi implementerer og opretholder tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at beskytte personoplysninger mod utilsigtet eller ulovlig destruktion, tab, ændring, adgang eller uautoriseret videregivelse. Vi etablerer alle rimelige tiltag for at sørge for et sikkerhedsniveau, der svarer til risikoen ved behandlingen, under hensyntagen til omkostningerne ved implementeringen og arten, omfanget, sammenhængen og formålene med behandlingen af personoplysninger.
6. Privatlivsrettigheder
Kandidater kan gøre følgende privatlivsrettigheder gældende i henhold til gældende lovgivning:
- få bekræftet af virksomheden, hvorvidt personoplysninger vedrørende dem selv behandles eller ej, og, hvor det er tilfældet, få adgang til disse personoplysninger (ret til indsigt);
- opdatere, ændre og/eller rette deres personlige oplysninger (ret til berigtigelse);
- få virksomheden til at slette personlige oplysninger vedrørende dem selv uden unødig forsinkelse (ret til sletning);
- hvor det er relevant, modtage de personoplysninger vedrørende dem selv, som er givet til virksomheden, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format og have ret til at overføre disse oplysninger til en anden dataansvarlig uden hindring fra den virksomhed, som har fået personoplysningerne (ret til portabilitet);
- til enhver tid at trække et eventuelt samtykke tilbage.
- gøre indsigelse mod behandlingen af grunde, der vedrører deres særlige situation (ret til at gøre indsigelse).
- begrænse virksomhedens behandling, hvis det er relevant, f.eks. hvor personoplysningers nøjagtighed bestrides, eller behandlingen er ulovlig (ret til begrænsning af behandlingen);
- indgive klage til en tilsynsmyndighed i den medlemsstat, hvor de har deres sædvanlige bopæl eller arbejdsplads, om måden hvorpå, virksomheden bruger deres personoplysninger. Hvis den relevante tilsynsmyndighed er i Europa, kan kontaktoplysningerne findes her: https://edpb.europa.eu/about-edpb/board/members_en, https://ico.org.uk/ og www.edoeb.admin.ch/en. Kontaktoplysningerne for Californien findes her: https://cppa.ca.gov/webapplications/complaint . Personer, der befinder sig uden for disse jurisdiktioner, opfordres til at kontakte deres lands-/statsregeringer for at hente kontaktoplysningerne for de relevante myndigheder.
7. Flere oplysninger
Hvis en kandidat har givet deres samtykke til at opbevare personoplysninger længere i kandidatpuljen, men ønsker at trække sit samtykke tilbage, kan det gøres når som helst ved at logge ind på karrieresiden.
For rekrutteringsrelaterede forespørgsler skal kandidater kontakte deres rekrutterer.
For formelle anmodninger i henhold til gældende databeskyttelseslovgivning kan kandidater kontakte virksomheden på følgende måder:
8. Ændringer i denne Erklæring om beskyttelse af personlige oplysninger
Vi opdaterer muligvis denne Erklæring om beskyttelse af personlige oplysninger fra tid til anden. Eventuelle ændringer vil blive meddelt på karrieresiden.
1 Det er nødvendigt at give personoplysninger for at kunne træffe foranstaltninger, inden der indgås en ansættelseskontrakt. Uden kandidatens personoplysninger vil virksomheden ikke kunne behandle kandidatens ansøgning korrekt.
2 Overførsler af personlige oplysninger til tredjelande i forbindelse med etablering af en dataansvarlig eller en databehandler i Den Europæiske Union vil hovedsagelig være baseret enten på en afgørelse om tilstrækkeligt beskyttelsesniveau i henhold til art. 45 EU Reg. n. 2016/679 ( https://commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_en ) og/eller standardbestemmelser om databeskyttelse i henhold til art. 46.2. (c) EU Reg. n. 2016/679 ( https://commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/standard-contractual-clauses-scc_en.)
3 Behandling af teammedlemmers personoplysninger i forbindelse med aktiviteter knyttet til etablering af en dataansvarlig eller en databehandler i Den Europæiske Union vil hovedsagelig være baseret på art. 6.1. (a), 6.1 (b), art. 6.1. (c) eller art. 6.1. (f) EU-forordning nr. 2016/679.
4 Behandling af følsomme oplysninger foretaget af Virksomheden er primært baseret på følgende retsgrundlag: Behandling af følsomme oplysninger er nødvendig for at opfylde Virksomhedens eller Kandidatens forpligtelser og udøve specifikke rettigheder inden for beskæftigelses-, socialsikrings- og socialbeskyttelseslovgivningen, i det omfang det er tilladt ved lov eller ved en kollektiv overenskomst, der giver passende garantier for Kandidaternes grundlæggende rettigheder og interesser; eller; Behandling af følsomme oplysninger foretaget af Virksomheden er nødvendig med henblik på forebyggende eller arbejdsmedicin, vurdering af Kandidatens arbejdsevne, medicinsk diagnose, levering af sundheds- eller socialpleje eller behandling eller forvaltning af sundheds- eller socialplejesystemer og -tjenester i henhold til loven eller i henhold til kontrakt med en sundhedsperson. Behandling af særlige kategorier af kandidaters oplysninger i forbindelse med aktiviteter i en dataansvarligs eller databehandlers virksomhed i EU er baseret på artikel 9, stk. 2, litra b) eller litra h) i EU-forordning nr. 2016/679.